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Dynamics Finance

Comment définir des dimensions financières dans Microsoft Dynamics 365 ?

Hitachi Solutions > Blog > 2020 > 10 > Comment définir des dimensions financières dans Microsoft Dynamics 365

Pour tout service de comptabilité, la première variable permettant de créer des rapports et d’analyser les différentes transactions effectuées par l’entreprise, est le compte. Toutefois, l’utiliser seul à cet effet n’est pas suffisant. C’est pourquoi il est possible de définir d’autres variables additionnelles dans Dynamics 365 Finance & Operations : les dimensions financières. Vous pouvez par exemple choisir comme dimensions financières le département, le centre de coût, ou le projet, afin d’analyser quels coûts ou revenus y sont directement associés. Il est important de noter que pour chaque donnée de référence et chaque transaction, une valeur doit être saisie pour les dimensions financières configurées.

Malheureusement, le standard de Dynamics 365 F&O ne permet pas d’héritage automatique des dimensions financières ni dans les transactions ni depuis les données de référence (projet, fournisseur). Hitachi solutions met à disposition dans son accélérateur Essentials pour les entreprises de services une amélioration permettant de pallier ce manque fonctionnel afin de garantir exactitude des données et productivité des saisies dans le système.

Le concept de dimension financière dans Dynamics 365 F&O

Les dimensions financières dans Dynamics 365 F&O sont des variables présentes dans chaque donnée de référence et chaque transaction, et qui vous permettent de créer des rapports financiers et d’effectuer des analyses diverses de contrôle de gestion. Le point important à se rappeler est que chaque écriture liée à une transaction est passée (not posted against) dans un compte et avec ses dimensions financières.

Pour mieux comprendre, étudions le court exemple ci-dessous :

À la suite d’une commande fournisseur créée dans Dynamics 365 F&O, la facture Inv 5, d’un montant hors taxe de 1080 Euros a été saisie :

Si nous décidons de vérifier le jeu d’écritures, en cliquant sur Afficher la comptabilité, nous voyons que plusieurs écritures ont été passées. Chacune de ces écritures a été effectuée contre un compte, mais aussi sur plusieurs dimensions financières :

Par exemple la dernière ligne, de type Projet - Coût des travaux en cours, a été passée sur contre le compte 130010, mais aussi avec les dimensions financières suivantes :

  • Pour le pays : A100UK UK
  • Pour le business unit: B50000 Business Unit #1
  • Pour le cost center : C01100 Direct Operation
  • Et ainsi de suite….

Cela indique que la facture Inv 5 a été affectée pour le pays « Royaume-Uni », la BU B50000 Business Unit #1 et le centre de coût : C01100 Direct Operation. Ces informations pourront être retrouvées en utilisant plus tard un rapport standard de Dynamics 365 F&O ou exploiter dans des outils de BI.

Une fois ce concept assimilé, une question se pose :

  • Comment sont définies les valeurs pour chaque dimension financière lors du passage des écritures comptables ?

C’est là qu’interviennent les améliorations du vertical Essential pour les Entreprises de Services : ‘contrôle de dimension par défaut’ et ‘héritage de la dimension par défaut’. Grace à elles, les valeurs pour les dimensions financières liées à une transaction sont automatiquement générées, ceci à partir des valeurs renseignées dans les données de référence qui ont été utilisées lors de la création de ladite transaction. Suivant le paramétrage effectué pour ces deux fonctionnalités, un collaborateur pourra aussi manuellement modifier les valeurs renseignées automatiquement par le système, avec un système de contrôle de cohérent évitant la saisie de valeur erronées...

Contrôle de dimension par défaut

Cette fonctionnalité permet, lors de l’enregistrement d’une donnée de référence, de contrôler la saisie de valeurs pour chaque dimension financière paramétrée dans Dynamics 365 F&O.

(Exemple de donnée de référence pour un compte fournisseur)

Ce contrôle est fait en définissant différentes règles (selon les clients) qui présideront à la saisie des valeurs. Il faudra ainsi définir :

  • S’il est obligatoire ou facultatif de saisir une valeur, de ne définir aucune valeur, ou, dernière possibilité, de forcer la saisie une valeur par défaut
  • Si le collaborateur responsable de la saisie de la donnée de référence peut saisir ou modifier lui-même une valeur
  • Tout ceci pour une donnée de référence particulière, un groupe de données, ou bien pour tout type de données.

Etudions l’exemple de paramétrage ci-dessous, afin de saisir cette fonctionnalité :

Lors de l’enregistrement d’une donnée de référence pour un fournisseur, il sera obligatoire de saisir une valeur pour la dimension financière A_Country, sauf si le fournisseur appartient au groupe STAFF. Dans ce cas, saisir une valeur pour la dimension financière A_Country ne sera que facultatif. Bien évidemment, dans les deux cas, le collaborateur responsable de la création de l’enregistrement pourra saisir la valeur lui-même.

Maintenant que nous avons vu comment contrôler la saisie de valeurs lors de l’enregistrement d’une donnée de référence, voyons comment paramétrer la saisie automatique de valeurs pour une transaction, grâce à la fonctionnalité héritage de la dimension par défaut.

Héritage de la dimension par défaut

La fonctionnalité héritage de la dimension par défaut permet de définir, pour différents types de transactions, comment Dynamics 365 F&O va automatiquement renseigner la valeur pour chaque dimension financière préalablement paramétrée. Plus précisément, nous définissons de quel type de donnée de référence chaque dimension financière va tirer sa valeur. En outre nous pouvons définir, pour une même dimension financière liée à une transaction donnée, une hiérarchie entre ces données. Enfin nous pouvons rendre obligatoire la saisie d’une valeur et/ou permettre au collaborateur travaillant sur la transaction de modifier manuellement la valeur automatiquement renseignée par Dynamics 365 F&O.  

Afin de mieux comprendre comment cette amélioration fonctionne, étudions le paramétrage, montré ci-dessous, effectué pour les factures fournisseurs :

La valeur pour la dimension financière H_intercompany sera automatiquement tiré du projet associé à la facture (ligne série 3). Toutefois, si aucun projet n’est associé à la facture fournisseur, alors la valeur proviendra automatiquement de la donnée de référence fournisseur (ligne série 4). Dans les deux cas, il est obligatoire qu’une valeur soit entrée pour cette dimension financière. En outre, il n’est pas possible pour un collaborateur de manuellement modifier la valeur définie par Dynamics 365 F&O.

Autre question : que se passe-t-il si une ou plusieurs de ces valeurs sont erronées, par exemple à cause d’une mauvaise modification faite par un collaborateur ?

Ce type d’erreur est évité grâce à la fonctionnalité standard de Microsoft structure de compte.

Contrôle des valeurs pour les dimensions financières, grâce à la structure de compte

La structure de compte permet de définir, pour chaque compte ou groupe de comptes, quelle combinaison de valeurs pour les dimensions financières pourra y être associée. Ainsi, Dynamics 365 F&O empêchera de valider toute transaction dont la combinaison de valeurs pour les dimensions financières ne respecte pas les règles établies dans la fonction structure de compte.

Exemple de paramétrage ci-dessous :

La première ligne (encadrée en vert), indique que, pour toute écriture sur un compte compris entre les valeurs 10000 et 899999 ou entre les valeurs 910000 et 919999, la combinaison de valeurs pour les dimensions financières doit être :

  • Country : n’importe quelle valeur est autorisée
  • Et Business Unit : la valeur doit être comprise entre B10000 et B49999
  • Et Cost center : la valeur doit être comprise entre C02000 et C02999
  • Et Product/Practice : la valeur doit être D00010, D99999 ou comprise entre D01000 et D04999

Cela signifie qu’une transaction ayant la combinaison de valeurs pour les dimensions financières montrée ci-dessous, pour une écriture sur le compte 12000 ne pourra pas être validée.

  • Country : BE01
  • Et Business Unit : B20000
  • Et Cost center : C03000
  • Et Product/Practice : D99999

Conclusion

Dynamics 365 F&O vous permet de définir des dimensions financières, qui sont essentielles pour la création de rapports et l’analyse de l’impact financier de toute transaction effectuée par votre entreprise.

Grâce aux fonctionnalités ‘Contrôle de dimension par défaut’ et ‘Héritage de la dimension par défaut’ développées par Hitachi Solutions, vous pourrez définir et ainsi contrôler comment Dynamics 365 F&O effectue automatiquement la saisie des valeurs pour chaque dimension financière, suivant les données de référence utilisées pour la création d’une transaction.  Grâce à la fonction standard de Microsoft structure de compte, vous vous assurerez que toute transaction rentrée dans Dynamics 365 F&O ne déroge pas les règles établies, et éviterez ainsi la passation d’écritures erronées. Vos données financières seront toujours exactes et pourront être analysées sous divers angles, vous permettant d’avoir une compréhension globale de l’état financier de votre entreprise.

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Guillaume Gimond

Guillaume totalise plus de 8 ans d’expérience professionnelle, dont 4 années dédiées à l’implémentation de AX2012 R3 et Dynamics 365 Finance & Opérations. Il a principalement travaillé à l’étranger (Royaume-Uni et Espagne), ce qui lui a permis de développer de grandes capacités d’adaptation. Il est actuellement Consultant Senior Finance chez Hitachi Solutions France.

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Guillaume Gimond

Guillaume totalise plus de 8 ans d’expérience professionnelle, dont 4 années dédiées à l’implémentation de AX2012 R3 et Dynamics 365 Finance & Opérations. Il a principalement travaillé à l’étranger (Royaume-Uni et Espagne), ce qui lui a permis de développer de grandes capacités d’adaptation. Il est actuellement Consultant Senior Finance chez Hitachi Solutions France.

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