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Microsoft Dynamics 365

Comment planifier et réaliser une implémentation de Microsoft Dynamics 365

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Hitachi Solutions > Blog > 2021 > 05 > Comment planifier et réaliser une implémentation de Dynamics

Êtes-vous une entreprise proactive ou réactive ? De nombreuses entreprises n'ont pas de visibilité sur leurs opérations ou leurs données et doivent ainsi se démener pour réagir aux situations et aux défis qui se présentent. Par exemple, votre service client passe-t-il beaucoup de temps à chercher des informations lorsqu'il reçoit des demandes, ou disposez-vous des outils et des ressources nécessaires pour anticiper l’appel d’un client et les étapes de résolution qui en découlent ? Il y a une différence entre les deux modes opératoires et c’est ici que Microsoft Dynamics 365 entre en jeu.

Également connue sous le nom de D365, cette solution basée dans le cloud centralise les fonctionnalités de CRM et d'ERP dans des applications qui fonctionnent ensemble et connectent efficacement les services de votre entreprise, notamment les départements des ventes, du marketing, des services, des opérations et du commerce.

Hitachi Solutions intégrateur Microsoft Dynamics 365

Cette solution offre une multitude d’avantages et permet de :

  • Connecter de façon transparente tous vos systèmes d'information
  • Réaliser de précieuses analyses à partir de données
  • Raccourcir le cycle de vente
  • Renforcer l'engagement client
  • Améliorer la satisfaction des clients
  • Déployer et ajuster facilement la solution
  • Augmenter le retour sur investissement
  • Rationaliser les processus d'entreprise
  • Profiter des avantages de l'automatisation

Ce guide complet de Dynamics 365 vous donne un aperçu du processus d’implémentation et des meilleures pratiques, ainsi que des personnes qui devraient constituer votre équipe d’implémentation, et plus encore.

Processus d’implémentation de Microsoft Dynamics

  1. Commencer par “pourquoi”

Reliez votre investissement D365 directement à vos visions et missions stratégiques. Sur quels aspects de votre vision la plateforme peut-elle vous aider? Essayez de définir des objectifs mesurables, par exemple : "Atteindre le plus haut score de satisfaction client de notre industrie dans un délai de 2 ans".

Une fois que vous aurez déterminé le "pourquoi", concentrez-vous sur chaque unité commerciale de votre entreprise. Saisissez les gains d'efficacité potentiels, les points faibles actuels et les exigences générales. Créez une liste, ou "backlog", de vos résultats et classez-les en fonction de la valeur commerciale attendue.

  1. Créer une équipe transverse pour diriger le projet

La prochaine étape consiste à réunir la bonne équipe d’employés pour contribuer à la planification et à la réalisation de votre implémentation. Ces intervenants clés  doivent posséder une connaissance approfondie de leur unité opérationnelle respective afin de fournir des exigences de système constructives et un aperçu de la façon dont Dynamics 365 influera sur les opérations quotidiennes.

De nombreuses entreprises pensent qu’une implémentation de D365 est uniquement liée à l’IT, ce qui signifie qu’elles se concentrent sur le personnel IT pour l’implémentation. S’il est vrai que l’IT joue un rôle, il n’aura pas la même perspective que les utilisateurs métiers. Pour être sûr que le produit réponde à vos objectifs, concentrez-vous sur le recrutement d'analystes commerciaux et d'experts métiers - en d'autres termes, des personnes de votre équipe qui connaissent extrêmement bien votre entreprise et qui se consacrent à cette implémentation.

Par exemple, si votre implémentation comprend les départements des finances, de la logistique, des ventes et du service client, vous devez avoir au moins un représentant de chacun de ces départements dans votre équipe. Idéalement, ces personnes se consacreront entièrement à l’implémentation de votre D365, ce qui signifie que vous devez également penser à les remplacer sur leurs postes. Si, par exemple, vous avez un responsable du service client qui se consacre à l’implémentation pendant 6 ou 9 mois, vous devez envisager de trouver quelqu'un d'autre qui puisse le remplacer pendant son absence.

  1. Identifier des objectifs importants

Réfléchissez à l'ampleur de votre projet et au résultat attendu. À quoi ressemble la réussite ? Est-ce que toute l’entreprise utilisera Dynamics 365 ou seulement des équipes spécifiques ? Quels processus seront pris en charge par le logiciel ? Identifier les objectifs dès le départ vous permettra de planifier en conséquence. Si vous travaillez avec un partenaire, il vous sera peut-être demandé de dresser une liste d'indicateurs de performance clés qui permettront de démontrer une adoption réussie. Collaborer avec les chefs de service pour déterminer les résultats qui montrent la valeur ajoutée de l’implémentation.

  1. Ficeler votre plan

Il est évident que la planification est cruciale pour tout projet, mais elle est particulièrement importante lors de l’implémentation d'un outil dédié à l'organisation d'entreprise. Comme Dynamics 365 est basé dans le cloud, vous devez revoir votre infrastructure et l'architecture de vos systèmes pour confirmer que vos utilisateurs puissent accéder aux applications hébergées en externe, sans compromettre les performances.

Il est également important de réfléchir à l'impact global que D365 aura sur votre entreprise. De nombreuses entreprises négligent l'aspect humain du changement lors de l’implémentation de nouvelles technologies. Voici quelques questions à se poser pour permettre à votre entreprise d’effectuer une transition :

  • A quel point le changement nécessaire pour adopter le nouveau système est-il complexe ?
  • Y a-t-il d'autres changements importants qui se produisent en même temps ?
  • Quels rôles seront les plus touchés ?
  • Quelles sont les capacités de formation dont dispose l'entreprise ?
  • Qui sera le sponsor exécutif du projet ?
  • Comment allons-nous soutenir la communauté des utilisateurs ?
  • Comment allons-nous accueillir les nouveaux utilisateurs ?

  1. Comprendre les fonctionnalités de Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365 a beaucoup à offrir, c'est pourquoi il est important d'examiner les fonctionnalités de la solution avant sa mise en œuvre. Consultez Microsoft ou votre partenaire d’implémentation pour mieux comprendre comment la plateforme peut accélérer votre activité.

  1. Effectuer une revue de procédure

Prenez le temps d'analyser vos processus et procédures existants dans l'ensemble de l'entreprise. C'est également le moment de rassembler les plans de vos processus opérationnels actuels. Le fait d'avoir des processus bien documentés permettra de gagner un temps considérable lors de l’implémentation.

  1. Evaluer les systèmes et outils actuels

Faites l’inventaire des applications logicielles dans chaque unité commerciale qui fera partie du process. Est-ce que l’ensemble des logiciels est à jour avec les dernières versions ? Vous voulez vous assurer que les systèmes que vous avez mis en place peuvent facilement s'intégrer à D365. À ce stade, il est également important que votre équipe se tourne vers l'avenir et se familiarise avec la nouvelle solution.

  1. Nettoyer vos données

Examinez la qualité de vos données, déterminez quelles données seront migrées vers Dynamics 365, puis éliminez toutes informations obsolètes, redondantes ou non pertinentes. N'oubliez pas que la valeur de votre système dépend de celle de ses données. Il est donc important de veiller à ce que tout soit aussi précis que possible dès le départ. Le nettoyage des données prend souvent beaucoup de temps et nécessite un gros effort dans toute l'entreprise pour être mené à bien. Après avoir soigneusement examiné et nettoyé vos données, assurez-vous qu'elles soient facilement référençables et accessibles lors de l’implémentation.

  1. Tester et former

Assurez-vous de comprendre vos propres capacités de test. Quel est le processus de test au sein de votre entreprise ? Prévoyez un groupe restreint d'utilisateurs pour vous aider à effectuer les tests afin de vous assurer que chaque rôle dans votre entreprise peut travailler correctement avec le nouveau système. Cela permettra également à votre équipe de se former à D365 avant sa mise en service.

Il est également important de réfléchir à la manière dont votre personnel se formera au logiciel - en présentiel, en e-learning ou en combinant les deux types de formation. La formation des utilisateurs doit être basée sur les rôles et adaptée aux styles d'apprentissage de vos employés.

  1. Déploiement et évaluation

Soyez prêt à faire face à tout obstacle le jour de la mise en service. Votre équipe doit être prête à répondre aux questions des utilisateurs et à mener leurs équipes pendant la transition. Votre équipe informatique doit être prête à apporter son soutien et à répondre aux questions techniques.

Une chose importante à retenir est que l’implémentation de n’importe quel système d'entreprise n'est pas une solution "unique et définitive". Vous devez prévoir des mises à jour régulières après la mise en service, en tenant compte des commentaires des utilisateurs tout au long du processus. Prévoyez l'amélioration continue et anticipez le changement, particulièrement à mesure que les priorités évoluent.

Les Bonnes Pratiques d’une implémentation de Dynamics 365

En plus de ce qui a déjà été évoqué, voici quelques bonnes pratiques D365 à garder en tête :

  • Sélectionnez votre hébergeur de logiciel. Il est important de savoir où vous allez héberger tout le travail qui est réalisé - du référentiel de code à la gestion des tâches. Une fois que vous avez choisi un outil (nous recommandons Azure DevOps), déterminez les licences dont vous aurez besoin pour vous lancer dans le projet.
  • Déterminez comment vous allez suivre le déroulement de l’implémentation. Comment saurez-vous que tout se passe bien ? Surveillez votre budget, l'engagement de l'équipe et l’échéancier.
  • Veillez à ce que les membres de votre équipe soient dévoués. N'oubliez pas qu'il est important que votre équipe d’implémentation s'engage réellement dans le processus (et qu'elle soit soutenue par la direction).
  • Assurez-vous d’appréhender votre processus commercial dans son intégralité. Chaque secteur d'activité doit continuer à fonctionner sur votre nouvelle plateforme, et ce, pendant toute la durée de l’implémentation. Une compréhension approfondie de leurs processus permettra de ne manquer aucune étape.

Qui devrait faire partie de votre équipe d’implémentation de Dynamics ?

La taille de votre équipe et les rôles de chaque personne dépendront de votre entreprise, mais voici les acteurs indispensables pour votre équipe d’implémentation :

  • Sponsor exécutif : Le sponsor exécutif devra procéder au contrôle final de l’implémentation. Il doit être un expert très visible tout au long de l’implémentation, permettant d’expliquer le « pourquoi » à tous les intervenants de l’entreprise. Les sponsors exécutifs donneront des conseils et superviseront. Bien qu’ils n’aient pas à entrer dans les détails, ils auront une compréhension globale du processus d’implémentation, de l'impact et des objectifs.

  • Responsable du projet d’implémentation : il contrôlera le budget, les ressources, les risques et le calendrier du projet.

  • Business Analyst (BA) : ce poste est souvent occupé par une personne extérieure à votre entreprise qui examine en profondeur vos processus et procédures actuels afin de comprendre ce qui fonctionne - et ce qui ne fonctionne pas. Le BA vous aidera à lister les exigences et à identifier les gains d'efficacité dans vos processus commerciaux.

  • Expert métier : Généralement un membre senior de l'équipe, l’expert métiera une connaissance approfondie d'un secteur d'activité ou d'un département particulier, et le représente en tant que membre de l'équipe d’implémentation.

  • Architecte technique : il est essentiel d'identifier un architecte au sein de l'équipe informatique pour aider à la conception des intégrations, des architectures et de la planification de la maintenance.

  • Responsable de Test : avant que votre système Dynamics ne soit mis en service, il doit subir l'un des aspects les plus importants de l'ensemble du processus : les tests. Un responsable de test désigné s'assure que la solution fonctionne bien et détecte les problèmes avant sa mise en service.

  • Supers utilisateurs : ces membres de l'équipe doivent être identifiés et recrutés au cours du processus d’implémentation. Les supers utilisateurs sont généralement des "adopteurs précoces", et sont prêts à prendre le temps de se former de manière approfondie sur D365. Ils partageront ensuite leurs connaissances avec d'autres personnes de l'entreprise et pourront fournir une assistance aux utilisateurs pour les demandes non techniques.

Comment effectuer une analyse des écarts de performance

Une fois que vous avez mis en place les bons membres de l'équipe, vous devez réfléchir aux compétences dont vous aurez besoin pour lancer la nouvelle solution logicielle.

Tout d'abord, examinez les compétences que vous possédez déjà, puis déterminez ce qu’il vous manque – c’est un processus d'analyse des lacunes en matière de compétences. Cette analyse vous aidera à déterminer si vous devez faire appel à des ressources.

Comme nous l'avons mentionné, les business analyts sont extrêmement utiles. Pensez aux personnes de votre entreprise qui possèdent ces compétences, comme les ingénieurs des processus commerciaux, qui feront l’intermédiaire avec les équipes techniques. Vous pouvez également faire appel à des experts métiers qui ont le pouvoir de prendre des décisions au nom de leurs unités commerciales.

Déterminez les capacités pour chaque rôle et créez un tableau d'évaluation des compétences pour voir si vous avez la bonne adéquation. Voici un exemple :

Hitachi Solutions intégrateur solutions CRM et ERP


Pourquoi faire appel à un partenaire pour l’implémentation de Dynamics 365 ?

Après avoir effectué votre analyse d’écarts de performance, vous avez pu découvrir que vous ne disposiez pas de toutes les compétences et capacités au sein de votre entreprise pour garantir une implémentation de D365 réussie. Cela signifie que vous devez envisager de faire appel à un partenaire expérimenté.

Vous voulez un partenaire qui a de l’expérience - pas seulement quelqu'un qui vient uniquement s’occuper de l’implémentation D365. Vous voulez un partenaire qui vous aidera à planifier et à établir des priorités, et qui pourra recommander et mettre en œuvre les meilleures pratiques, notamment en ce qui concerne l'ingénierie et le perfectionnement des procédés.

Il y a de nombreux avantages à faire équipe avec un partenaire pour l’implémentation de D365, notamment :

  • Connaissance de l'industrie
  • Expertise en matière de gestion du changement
  • Expérience en termes d’implémentation
  • Expertise en matière d'intégration
  • Formation et services de support
  • Garantie de qualité et des meilleures pratiques

C'est là qu'intervient Hitachi Solutions.

Hitachi Solutions : le partenaire Dynamics 365 sur qui vous pouvez compter

Chez Hitachi Solutions, nous avons le potentiel industriel pour relever vos défis avec la solution adéquate. Transformez vos processus d'entreprise en utilisant des applications intelligentes qui fonctionnent parfaitement ensemble dans le cloud.

Notre équipe d’implémentation est plus qu'un simple groupe de consultants techniques. Nous avons une expérience approfondie de l'industrie et de la technologie et sommes en mesure d'offrir une perspective unique sur la meilleure façon d’implémenter et d'utiliser D365 afin qu'il fonctionne de manière optimale pour les besoins spécifiques de votre entreprise.

Contactez un spécialiste Hitachi Solutions pour savoir comment D365 peut booster votre entreprise.

FAQ de l’implémentation de Dynamics 365

  • Q : Quels sont les avantages de l'utilisation de Microsoft Dynamics 365 ?
    R :
    Avec D365, vous pouvez obtenir une connectivité homogène, exploiter les données, raccourcir le cycle de vente, renforcer l'engagement client, améliorer le service client, déployer et faire évoluer facilement votre entreprise, et augmenter votre retour sur investissement.

  • Q : Comment puis-je me préparer à l’implémentation de Dynamics 365 ?
    R :
    Il y a beaucoup de choses à mettre en œuvre, mais il est important d'examiner et d'évaluer vos systèmes actuels, de planifier en conséquence et de constituer la bonne équipe.

  • Q : Pourquoi devrais-je envisager d’avoir un partenaire d’implémentation ?
    R :
    Le bon partenaire d’implémentation peut offrir des conseils et une expertise métier, des formations et des services de support, et aider à garantir la qualité et les meilleures pratiques.

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Maxime Drouin

Maxime Drouin est consultant FinOps D365 chez Hitachi Solutions.

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