Comment le DAF peut-il faire face aux risques numériques ?

Le Directeur Administratif et Financier (DAF) est un acteur primordial de la gestion des risques numériques au sein d’une organisation. Dans un contexte où la numérisation devient de plus en plus courante, les sociétés se voient faire face à nouvelles menaces, toutes liées à l’utilisation des technologies. Cet écrit détaille les principaux dangers numériques auxquels le DAF d’une société peut être exposée ainsi que les pratiques permettant d’optimiser et d’accroitre cette sécurité numérique.  

L’éclosion de la bulle du numérique a permis aux entreprises de déceler un très grand nombre d’opportunités et avantages, mais également de nouvelles menaces pour lesquelles les DAF doivent faire preuve de vigilance. La sécurité des données est très importante, et compromettre la sécurité de ces dernières peut avoir pour effet de bouleverser les travaux commerciaux et/ou de nuire à l’image de l’entreprise.  

Afin de mieux les anticiper et de les écarter, il est essentiel d’en avoir une bonne connaissance. Découvrons ainsi, les principales menaces numériques. 

Les principales menaces numériques

Contrôle de la sincérité et de la cohérence des données financières et comptables

En premier lieu, le DAF d’une organisation doit faire un focus sur la supervision du contrôle de la fiabilité des données financières et comptables.  

Il est nécessaire de s’assurer de la fiabilité des données financières. Ceci peut être rendu possible grâce à une utilisation de règles de comptables avancées. Le DAF peut ainsi avoir une vision globale des enregistrements comptables crées par les métiers financiers. Ces règles se basent sur des associations de comptes et d’axes d’analyse, pour s’assurer d’une comptabilité sincère. Aussi, les instructions comptables automatiques (IAA) permettent de mécaniser les différents impacts comptables tels que les clients douteux, les calculs de pénalités de retard, ou encore les frais de recouvrement. Ces IAA peuvent aussi être mises en œuvre sur les escomptes comptables, l’association de comptes sur des produits ou des clients et la gestion des contrats.  

Pour anticiper ce premier type de risques, le DAF peut établir un plan de contrôle rigoureux pour vérifier et affirmer les données financières. Ce plan peut comporter des points de vérifications plus ou moins régulier, en fonction de l’impact et l’importance, ou encore des rapprochements entre les différents outils d’enregistrements comptables. 

Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive et peut être complétée par d’autres risques telles que des problèmes de visibilité sur la performance comptable et financière. 

Visibilité et la performance financière

Les problèmes de visibilité sur la performance financière de manière générale sont des risques bien réels pour les organisations. Avec la multiplication des démarches financières et numériques, disposer de données reflétant correctement l’image de la société à un instant donné est indispensable afin d’être capable d’évaluer la performance de cette dernière. 

Pour visualiser concrètement cette performance, le DAF peut utiliser des outils spécifiques tels que des systèmes de Business Intelligence. En effet bon nombre de ces outils permettent d’imager à l’aide de tableaux de bord performant et dynamique l’état d’une trésorerie ou encore d’une créance à un niveau tant micro que macro-économique. Ces mêmes outils peuvent également aider à l’établissement de prévisions en trésorerie et à la consultation de données relatives aux clients (contrats, historiques, en-cours).  

Grâce à ces informations collectées et présentées de manières claires, le DAF peut appuyer ses prises de décisions sur des éléments factuels et donc et gérer convenablement les flux financiers nécessaire à la performance de l’organisations (paiement et flux de trésoreries). 

Suivi et valorisation en temps réel des stocks

La dernière catégorie de risques concerne les stocks. En effet, dans le domaine de la production, il est très important d’avoir une connaissance et un suivi en temps réel sur les stocks d’une entreprise. 

Le suivi doit être rigoureux et fait en temps réel car la gestion de la production est souvent complexe et propre à chaque société. Si le suivi n’est pas correctement réalisé les conséquences sur la performance de l’entreprise peuvent s’avérer néfastes et la gestion des approvisionnements pourrait potentiellement être induite en erreur. Nous pouvons ajouter à ces dernières problématiques, des gestions des coûts d’entreposage et d’obsolescence qui pourraient perdre en efficience. Enfin, la valorisation des stocks est un véritable enjeu car elle se base sur la variation des prix de conceptions et de recherches, de la fluctuation des marchés et de la concurrence.  

Afin d’y remédier, le DAF doit travailler sur la mise en place de systèmes capables de suivre les stocks basés sur l’IoT et des processus de valorisation fiabilisés pour réduire les éventuelles menaces qui peuvent peser sur les performances financières. Si ce défi est surmonté, la société peut disposer d’un fort avantage concurrentiel et optimiser ses différents flux. 

Les responsabilités du DAF dans la prévention et la gestion des risques  

Le DAF a plusieurs rôles et parmi ces derniers on peut parler du rôle de gardien des aspects financiers. De ce fait, il doit être en mesure de détecter les potentielles failles du système et des processus financiers de l’entreprise. Il est également en charge des périmètres concernant la surveillance et l’inspection et la résolutions des incidents émanant de problèmes de sécurité numérique. Pour préserver les actifs financiers de la société et maintenir son endurance face aux défis liés à la sécurité digital, il est important de considérer ces responsabilités. 

Évaluation des vulnérabilités et surveillance des incidents

Le DAF doit aussi être vigilant et porter un regard attentif sur les délais de production d’éléments financiers, et ce, afin d’éviter d’accumuler des retards néfastes envers la société. En effet, un respect des échéances doit être assuré tout faisant correspondre obligations légales et périodicité de production. 

Aussi, il est très important de faire attention à la qualité des données produites. Le DAF doit donc également veiller à l’exactitude des éléments financiers produits lors des différents exercices et clôtures comptables. Des éléments comptables tels que les factures non parvenues ou encore certains types de provisions doivent faire l’objet d’une attention très particulière. 

Le fait que certaines des obligations légales issues de la relation client/fournisseurs ne soient pas respectés peut constituer un danger pour l’organisation. Le DAF doit donc veiller à la parfaite exécution des obligations contractuelles préétablies afin d’anticiper toute forme de litiges sur le long terme. En effet, des litiges sont souvent associés à des coûts qui ne sont pas forcément les bienvenus. 

En analysant des failles et des incidents liées à ces enjeux comptables, et mettant en face des outils et processus efficaces, le DAF fait en sorte que règles de comptabilisation avancées soit suivies, ce qui découle sur contrôle interne proactif des saisies des enregistrements comptables. Nous pouvons même dire que, par extension, les données sont correctement vérifiées avant leur publication définitive. 

Fraude et mauvaise gestion des contrôles internes

Une gestion hasardeuse du contrôle interne et du contrôle des fraudes représentes tous deux, des risques notoires pour l’entreprise, néanmoins, le DAF se doit de jouer des cartes de prévention afin d’apporter un management optimisé.  

Le premier facteur à évoquer est le contrôle de ségrégation des tâches. La majorité des systèmes et ERP modernes propose des outils de vérifications de la séparation des tâches, en faisant en sorte que la personne qui validera un document annexé à un fournisseur ne soit pas la même qui aura la charge de réaliser le paiement associé. 

Aussi, l’utilisation de workflows peut faire respecter des conditions particulières et soumettre les documents comptables (factures, bons) à l’approbation d’un supérieur. Ce procédé d’approbation peut être fonction de nombreux éléments tels que les montants des enregistrements, ou encore les délais fournisseurs. Il peut aussi être soumis à plusieurs ou certains supérieurs hiérarchiques, selon les besoins. 

De même, les rapprochements de factures peuvent être soumis à l’utilisation d’un workflow, pour attester que les écarts enregistrés sur les documents financiers soient bel et bien validés par un responsable en charge. En édifiant ces workflows et les point de contrôles associés, les contrôles internes sont consolidés, les dangers liés aux fraudes sont amenuisés et le management financier est plus minutieux et justifiée au sein de la société. 

Quelles bonnes pratiques pour renforcer la sécurité numérique ?

Formation et sensibilisation des employés

Renforcer la sécurité numérique passe par la sensibilisation et la formation des employés. Il est essentiel que chaque collaborateur comprenne les risques associés à la sécurité informatique, tels que les attaques de phishing, les logiciels malveillants et les violations de données. Organiser des sessions de sensibilisation régulières, fournir des conseils sur les bonnes pratiques de sécurité et mettre en place des outils adaptés sont autant de mesures qui permettent aux entreprises d’aider leurs employés à adopter des comportements responsables en matière de sécurité. Grâce à une sensibilisation et une formation adéquate, il est possible de créer une culture de la sécurité au sein de l’entreprise, renforçant ainsi la protection des données et des systèmes informatiques. 

Une collaboration entre les équipes pour une sécurité numérique renforcée

Une collaboration étroite avec les équipes informatiques est essentielle pour renforcer la sécurité numérique. Les professionnels des finances doivent travailler avec les experts en sécurité informatique afin d’identifier et de mettre en place des mesures de sécurité plus solides. En travaillant ensemble, ils peuvent évaluer les vulnérabilités, mettre à jour les logiciels et les systèmes d’exploitation, ainsi que déployer des outils de sécurité avancés. La mise en place d’une communication ouverte et continue entre les équipes financières et informatiques favorise le partage des connaissances, la résolution rapide des problèmes de sécurité et l’adaptation des mesures de protection face aux nouvelles menaces. Cette collaboration proactive assure une approche globale de la sécurité numérique, renforçant ainsi efficacement la protection des données et des systèmes de l’entreprise. 

Conclusion

Le Directeur administratif et financier (DAF) joue un rôle essentiel dans la protection de l’entreprise contre les risques numériques, assurant ainsi sa pérennité et sa résilience. En tant que responsable des aspects financiers, le DAF est chargé de prévenir et de gérer les risques liés à la sécurité des données, à la fraude et aux contrôles internes. Grâce à l’évaluation des vulnérabilités, à la surveillance des incidents et à la mise en place de politiques de sécurité, le DAF contribue de manière cruciale à la prévention des risques numériques. En assumant ces responsabilités et en prenant des mesures appropriées, le DAF protège les actifs financiers de l’entreprise, préserve sa réputation et garantit sa conformité réglementaire.