Gérer les lettres de relance dans Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 contient un module dédié à la gestion des crédits et relances. Parmi les différentes fonctionnalités offertes, celles de gestion des lettres de relance répondent à un réel besoin des entreprises, qui disposent ainsi avec l’ERP de Microsoft d’un outil informatique complet facilitant le travail au quotidien des équipes de gestion du recouvrement.  

Explorons ensemble comment le standard de Microsoft Dynamics 365 permet de gérer de bout en bout les lettres de relance et ainsi de répondre aux diverses exigences de nos clients.  

Partie 1 – Définir et paramétrer les séquences de lettres de relance applicable 

Microsoft Dynamics 365 permet de définir différentes séquences de lettres de relance depuis un menu dédié. Cela permet d’avoir des séquences différentes suivants l’importance des clients pour l’entreprise. 

Lors du paramétrage d’une séquence, il convient de définir les différents types de lettres de relance qui seront envoyés aux clients en cas de retard de paiement. Il est possible de paramétrer jusqu’à quatre types de lettres d’avertissement croissant (appelé lettre de relance 1, lettre de relance 2, lettre de relance 3 et lettre de relance 4) avant d’envoyer une lettre finale.  

Pour chaque type il est possible d’effectuer les paramètres suivants : 

1. Définir des frais d’envoi qui devront être payés par le client. Le compte comptable sur lequel l’écriture liées au frais devra être passée et la devise dans laquelle les frais seront libellés devront être définis. La TVA à calculer pour ces frais, si applicable, est définie par le système à partir du groupe de taxe d’article qui sera paramétrer au niveau de la lettre de relance. 
2.  Définir un montant minimal d’impayé à partir duquel une lettre de relance pourra être générée.  
3.  Bloquer toute transaction future (comme générer un bon de livraisons ou une facture client) une fois que le type de lettre a été généré 

Une fois la ou les séquences de lettres de relance définies, elles devront être associées aux différents profils de validation client. Il est à noter qu’il est possible, pour un profil de validation donné, de définir une séquence de lettres de relance différente pour chaque groupe de clients configurés. Les lettres de relance ne pourront être générées que si l’option lettre de relance est activée sur le profil de validation. 

Partie 2 – Gérer les lettres de relance

La gestion des lettres de relance s’effectue en trois étapes : les créer, les imprimer pour les envoyer au client, et les valider 

Création des lettres de relance 

Les types de lettres établis lors du paramétrage d’une séquence sont très importants, puisque Microsoft Dynamics 365 ne permet de créer une lettre que lorsque celle du type précédent a été elle-même crées.  Il est par exemple impossible de créer une lettre de relance 2 sans avoir créé une lettre de relance 1 auparavant. L’objectif est d’éviter d’envoyer immédiatement au client un avertissement sévère.  

Les lettres de relance sont créées manuellement, à partir d’un menu dédié. Il permet, entre autres choses, de définir quels types de transactions seront prises en compte pour leur création (facture, avoir, intérêt), ainsi que la date officielle de création.  

Imprimer les lettres de relance 

Les différentes factures dont l’échéance de paiement a été dépassée et qui sont à l’origine de la création de la lettre de relance sont consultables directement à partir du document généré dans l’ERP. Cela permet au gestionnaire du recouvrement de vérifier l’exactitude des données qui constituent la lettre de relance. Une fois fait, la lettre de relance sera imprimée, c’est-à-dire que le document à envoyer au client sera généré. Le système marquera aussi la lettre comme ayant été imprimée, afin de facilement repérer les lettres attendant d’être validées.  

Dans le cas où la lettre de relance est considérée comme incorrecte, ou qu’il a été décidé de ne pas l’envoyer pour des raisons exceptionnelles, la lettre pourra être annulée. Peu importe le fait qu’elle ait été imprimée ou pas. 

Valider les lettres de relance 

Une fois imprimée, la lettre de relance doit être validée. La validation entraine le passage des écritures comptables liées aux frais de gestion, si paramétrés, et termine le processus. Les lettres de relance peuvent être validées en masse, en utilisant un traitement par lot. Microsoft Dynamics permet de filtrer la liste de lettres de relance suivant différents critères, pour ne valider que celles qui ont été vérifiées (par exemple celles qui ont été imprimées).  

Partie 3 – Adapter le format des lettres de relance envoyées aux clients de l’entreprise 

Il arrive très souvent que les documents envoyés par une entreprise doivent suivre des règles précises en matière de typographie et de contenu. Ces règles divergent bien souvent des documents standards générés par Microsoft Dynamics 365. Le format des lettres de relance peut toutefois être modifié en utilisant les fonctionnalités de gestion des états électroniques, évitant ainsi de procéder à un développement couteux.  

Microsoft met en effet à disposition un format standard de lettre de relance à partir duquel un format dérivé peut être adapté. Les modifications peuvent être effectuées en utilisant Excel ou Word. Il est à noter que la lettre de relance générée par le système sera au format pdf, comme configuré dans le menu de destination de la gestion des états électroniques. 

Les lettres de relance peuvent aussi être envoyées automatiquement à une adresse mail renseignée sur la fiche client, par le bais de paramétrages supplémentaires faites elles aussi dans le menu de destination de la gestion des états électroniques. 

Conclusion

Les fonctionnalités de gestion des lettres de relance de Microsoft Dynamics 365 permettent de répondre pleinement aux exigences des entreprises concernant ce processus. La possibilité de personnaliser le format des lettres sans avoir recours à un ISV ou à un développement spécifique, notamment, assure à nos clients de toujours utiliser le standard de l’ERP. La maintenance du système en devient ainsi facilitée et moins couteuse.   

Pour en savoir plus contactez nos équipes dès maintenant