Department of Health & Social Care

Le Client

Le ministère de la Santé et des Affaires sociales (Health & Social Care Department – DoH) est le département d’État responsable du financement du ministère de la Santé au Royaume Uni (NHS), qui est passé d’un budget annuel de 125 milliards de livres sterling l’année dernière, à 200 milliards de livres sterling.

Au cours des douze derniers mois, le département a été très réactif face à l’épidémie de COVID-19, en mettant en place des mesures gouvernementales et d’approvisionnement, notamment dans la fourniture d’équipements d’une importance capitale aux intervenants de première ligne du NHS, comme des combinaisons de protections, des ventilateurs et des vaccins.

Le Défi

En juin 2019, DoH a demandé à Hitachi Solutions de gérer l’intégralité de son projet d’implémentation de Microsoft Dynamics 365, à la fois comme fournisseur et pour gérer l’équipe de projet pour le compte du client .

En mars 2020, après une période de neuf mois de projet à comprendre les besoins utilisateurs et à créer un prototype d’automatisation plus économique sur le long terme, l’équipe de DoH managée par Hitachi Solutions, se préparait à la transformation de ses services en remplaçant un système obsolète, rejeté par les utilisateurs. L’implémentation d’un ERP Microsoft Dynamics basé dans le cloud devait permettre la mise en place de systèmes de gestion financière, des achats, et des ressources humaines.

Au fur et à mesure que la pandémie de COVID-19 avançait, l’implémentation de Microsoft Dynamics 365 était de plus en plus compromise. Etant donné que le Royaume-Uni passait en confinement une semaine avant la date de mise en service prévue, il a été décidé de reporter la mise en service, parce qu’on pensait qu’une solution ERP ne pouvait pas être déployée en télétravail, en particulier compte tenu de l’importance du rôle du ministère de la Santé dans la réponse à la pandémie. C’était tout simplement trop risqué.

Ainsi, le processus de transition qui était déjà en cours, a été annulé. La direction du programme a alors fait le point et décidé d’exploiter l’expertise de leur partenaire, Hitachi Solutions, qu’ils avaient choisi lors des phases de pré-discovery, discovery, Alpha et Beta. Les deux équipes ont réévalué la mission, la vision et la méthode en vue d’une implémentation dans ces nouvelles circonstances. Les responsabilités ont été clarifiées afin d’optimiser la marche à suivre, et de nouvelles méthodes de travail ont été développées pour permettre une implémentation à distance par des utilisateurs en télétravail.

La mise en service a été incroyablement fluide, avec une migration des données, une gestion du changement et une adoption utilisateur réussies, et ce, dès le premier jour. Tous les membres de l’équipe, qu’il s’agisse du ministère de la Santé ou d’Hitachi Solutions, ont travaillé à distance, ce qui témoigne à la fois de la force et de l’engagement collectifs de l’équipe projet et des compétences en gestion de projet acquises grâce aux conseils et à la prise en charge d’Hitachi Solutions.

La solution

DoH a choisi d’implémenter Microsoft Dynamics 365 Finance et Human Resources, dans le but de bénéficier des avantages suivants:

L’Avenir

La phase 1 ayant été menée à bien, la relation entre Hitachi Solutions et DoH se poursuit. Les deux partenaires étudient actuellement les moyens d’adapter la solution Microsoft Dynamics 365 aux besoins du ministère, en mettant l’accent sur la gestion des absences et le reporting. Par ailleurs, Hitachi Solutions aide à trouver la meilleure façon de former plus d’un millier de nouveaux utilisateurs provenant de l’Agence de sécurité sanitaire britannique à la solution, un objectif crucial à court terme pour le ministère.