Le pilotage de la clôture financière : les étapes pour l’améliorer et la faciliter

La clôture financière est souvent fastidieuse, engageante en termes de responsabilité, chronophage et implique toutes les parties prenantes de la direction financière. Il est donc crucial de bien coordonner les différentes tâches au sein des services financiers, afin d’assurer une clôture la plus fiable et la plus efficace possible. A ceci s’ajoute des prises de décisions déterminantes, impactantes, très souvent dans l’urgence et sous la pression afin de produire les résultats attendus par la direction et le marché dans des délais courts.

On constate que les tâches de clôture sont suivies dans un outil de planning dans le meilleur des cas, sur Excel ou sur papier dans le pire. Le suivi des travaux des différentes parties prenantes n’est pas nécessairement consolidé et il est souvent difficile de disposer d’une vue d’ensemble immédiate et représentative. Ajoutons à cela la complexité d’un pilotage harmonisé de la clôture au niveau du groupe, sur l’ensemble des filiales.

Qu’est-ce que la clôture financière ?

La clôture financière est un processus financier (mais pas que), périodique de vérification, d’ajustement et de rapprochement des données financières afin de produire les états financiers tels que bilans, comptes de résultat et tableaux des flux de trésorerie, permettant de disposer d’une vision juste et fiable de la situation financière d’une société à un instant donné.

Elle concerne donc toutes les parties prenantes de la gestion financière (comptabilité générale, client, fournisseur, de stock, bancaire, fiscale…).

Mais comment améliorer ce processus ? Comment faciliter l’organisation et accélérer le processus tout en garantissant un accès plus simple, rapide et fiable aux informations concernées ?

Les différentes étapes de la clôture financière

La clôture financière s’effectue en trois étapes principales :

• La collecte des informations et leur comptabilisation, ainsi que l’analyse et le contrôle de celles-ci : il s’agit d’un processus qui s’effectue tout au long de la période à clôturer afin que les données soient disponibles au moment de la clôture.
• La clôture en tant que telle avec les écritures d’ajustement et leur consolidation (pas au sens de consolidation financière mais au sens d’une centralisation des informations afin de produire les résultats attendus). Des ajustements sont toujours nécessaires en fin de période comme la valorisation des stocks par exemple.
• La production des rapports et états financiers cités plus haut. Cette étape est très certainement la plus facile et rapide, dans la mesure où les états de reporting sont largement automatisés aujourd’hui, prévus à l’avance et disponibles en quelques clics puisque les données ont été préparées.

Les étapes d’ajustements, corrections, rapprochements ou consolidation concernent souvent plusieurs services ou acteurs différents : comptabilité fournisseurs, clients, générale, stock, banques… La difficulté consiste à coordonner les travaux concernés car des dépendances entre les tâches et donc les personnes sont inévitables et même conseillées. Il s’agit donc d’opérer en tant que chef d’orchestre auprès de l’ensemble de ces « musiciens » afin que la « partition » jouée soit la plus « juste » possible, dans le bon « tempo ».

Par exemple et cela paraît trivial, les intérêts et pénalités de retard ne seront calculés que lorsque la balance âgée client aura été actualisée et donc seulement lorsque les paiements clients eux-mêmes auront été actualisés.

De même, les tâches de rapprochement bancaires ne seront effectuées que lorsque l’ensemble des paiements aura été arrêté à une date précise, en accord avec la période de clôture concernée.

Or, ces différentes tâches ne concernent pas les mêmes intervenants, voire les mêmes services financiers. Et inutile de penser à se coordonner par mail, téléphone, chat étant donné que l’information n’est pas capitalisée dans le système cible. Nous n’en sommes plus là en 2023 !

Quelles difficultés lors de la clôture financière ?

• Absence de planification concrète des tâches : très souvent, les tâches de clôture ne sont pas réellement et formellement posées dans un planning. Ceci a au moins deux conséquences :
  • Manque de coordination des tâches et de visibilité
  • Une dépendance forte quant aux personnes procédant à la clôture. Le savoir se trouve dans les têtes, il est donc difficile de partager les connaissances, qui plus est dans l’urgence. Dans certains cas, le remplacement, même temporaire, de la personne en charge de ces tâches est difficile
• Tâches manuelles nombreuses et répétitives et donc absence d’automatisation : les corrections et ajustements sont suivis dans un outil tiers, Excel le plus souvent et sont recopiés manuellement, ou dans le meilleur des cas, importés dans l’ERP. Ceci pose un problème de sécurité (des données sont hors système ERP, stockées sur un PC, un lecteur réseau…), de partage de données, d’intégrité, de traçabilité, de respect de procédures (SOX404 notamment) …
  Inutile de préciser que les tâches manuelles impliquent une croissance géométriques des coûts.
• Absence de formalisation des tâches : chaque intervenant sait quelles tâches lui sont dévolues, quoi faire et quand : c’est tout simplement l’expérience du métier. Cependant, cette information n’est pas nécessairement connue des autres intervenants, ce qui pose un souci de traçabilité là encore et de responsabilité quant aux actions menées, ainsi que de partage des actions ultérieures et dépendantes.
• Erreur ou omission dans les données : les clôtures sont effectuées en un temps réduit, ce qui provoque des erreurs ou des omissions, d’autant plus quand les tâches ne sont pas formellement planifiées, ni partagées.

Comment améliorer le processus de clôture financière ?

• Automatisation d’un maximum de fonctions financières, notamment :
  • Template d’ajustement : disposer de modèles de comptabilisation préenregistrés correspondants aux opérations d’ajustements les plus courantes lors des clôtures.
  • Facturation électronique : avec l’obligation de facturation électronique, les périodes de clôture seront accélérées et facilitées.
  • Import/export des fichiers de paiement : les fichiers de paiements clients peuvent être importés dans les ERP et les fichiers de paiements fournisseurs peuvent être générés directement depuis les ERPs et transmis aux banques. Ceci raccourci les délais de paiement, les traitements manuels et facilite et accélère la réconciliation bancaire, et donc d’autant plus la clôture financière, tout en garantissant un risque d’erreur plus faible.
  • Réconciliation bancaire avancée avec mappage des transactions selon les normes MT940, ISO20022 ou BAI2 : certes les relevés bancaires peuvent être importés dans les ERPs afin d’automatiser les rapprochements. C’est désormais une pratique courante mais qui n’est pas souvent « poussée » au-delà du simple import de fichier.
• Centralisation des tâches en un seul point : rassembler l’ensemble des informations un seul processus partagé (et appliqué !) facilite le partage et l’accès à l’information et donc d’autant plus son contrôle.
• Planification des tâches avec dépendance : l’idéal est de disposer d’un module de planning permettant de lier différentes tâches entre elles afin de mettre en exergue les dépendances et donc identifier les points de frictions et de perte de temps. Ceci facilite la coordination des actions pouvant être menées en parallèle.
• Suppression des étapes manuelles ou hors ERP : en instaurant un processus incitant à utiliser un module de planification de clôture et seulement ce module, les étapes manuelles vont naturellement tendre à diminuer, voire disparaître.
• Appliquer les principes de la méthode PDCA après chaque clôture : chaque clôture doit faire l’objet d’un bilan, même succinct :
  • Plan : quelles tâches doit-on effectuer à la prochaine clôture ?
  • Do : quelles sont les tâches à effectuer selon la planification décidée en amont ? est-ce réalisable ? quelles sont les contraintes pour la clôture à effectuer ?
  • Check : qu’est-ce qui a bien fonctionné ? qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?
  • Act : comment corriger ce qui n’a pas fonctionné ? quelle mise à jour de processus appliquer ? doit-on revoir la planification ? les dépendances ? le temps alloué aux tâches ?

La pratique de la clôture s’est intensifiée durant les dernières décennies, sur des temps de plus en plus réduits mais a bénéficié des automatismes inhérents aux ERPs et à la digitalisation de la fonction financière.

Cependant, les habitudes sont coriaces quant à l’utilisation d’outils tiers non interfacés, plus souples et plus libres et pourtant moins pilotables et sécurisants, accentuant les phénomènes de silos et les tâches manuelles (c’est un comble !). Il convient de bénéficier des modules de clôture financière fournis nativement avec les ERPs afin d’améliorer la productivité et l’efficacité des équipes financières.