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Microsoft Dynamics 365 Finance & Opérations

Gérer les risques dans Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations

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Hitachi Solutions > Blog > 2021 > 04 > La gestion des risques dans Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations

Selon un célèbre dicton, deux choses sont inévitables dans la vie : la mort et les impôts. Cependant, je voudrais ajouter un troisième élément à cette liste pour la compléter avec le mot "risque". Lorsque nous pensons au mot "risque", beaucoup de choses nous viennent à l'esprit. Chaque action que nous faisons dans la vie comporte un élément de risque. Mais  nous faisons des choses pour minimiser le risque en fonction de nos propres valeurs, des résultats souhaités et de nos désirs. Par exemple, je peux conduire en toute sécurité car j’ai appris le code de la route .J'ai minimisé le risque d’avoir un accident en utilisant des moyens et des expériences pour être sûr que je peux atteindre mon objectif et être capable de poursuivre mon trajet  sans accroc.

Le monde des affaires n'est pas différent. Les risques auxquels chaque entreprise est confrontée peuvent changer d'année en année, voire de jour en jour dans certains cas. Les auditeurs prendront en considération de nombreux types de risques lorsqu'ils planifieront leurs travaux, tests et stratégies d'audit annuels. Le risque est donc, et devrait être, une priorité pour tous les chefs d'entreprise.

Je vous propose de vous expliquer comment Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365 FinOps) peut aider les chefs d'entreprise à gérer et à atténuer les risques associés aux activités opérationnelles quotidiennes.

D365 FinOps offre des outils et des fonctionnalités pour aider chaque entreprise à identifier les zones potentielles de risque, ainsi que les méthodes permettant de les réduire à un niveau acceptable. Une sélection de ces outils est présentée ci-dessous :

La sécurité et les rôles :

Le premier niveau de sécurité présenté dans D365 FinOps est le Profil (rôle) proposé en standard. Il existe 137 rôles uniques qui offrent chacun une combinaison spécifique de tâches, de privilèges et d'accès à certains tableaux de données et options de reporting.

Chaque Profil standard peut être personnalisé en fonction des besoins de chaque entreprise, par exemple pour ajouter des tâches ou encore interdire l'accès à un rapport spécifique.

La gestion des risques dans Microsoft FinOps

Cela permet à chaque entreprise, en fonction de son niveau de contrôle, de gérer le niveau de responsabilité de chacun des employés dans le système.

Workflow d’approbation :

Le workflow d'approbation intégré est un bon moyen de réduire les risques. Au dernier décompte, il y a plus de 140 processus dans D365 FinOps avec un processus de Workflow d’approbation associé.

Le Workflow peut être considéré comme un outil permettant de définir comment un document ou une transaction circule dans le système du début à la fin de son parcours. Le système de workflow contrôle qui peut commencer une tâche, qui peut l'approuver et qui peut l'afficher dans le système.

Le workflow offre une capacité de piste d'audit complète tout en utilisant les Profils (rôles) mentionnés ci-dessus. Il garantit également la cohérence de chaque transaction, avec des règles définies concernant le niveau d'approbation requis pour chaque transaction.

Toutes ces fonctionnalités sont facilement configurées à l'aide d'une interface utilisateur qui permet le « glisser-déposer », avec des instructions claires sur la manière de configurer chaque étape. L'avantage est que la configuration et la conception du workflow d’approbation deviennent une activité dirigée par l'entreprise, plutôt qu'un processus nécessitant un savoir-faire technique spécialisé.

Microsoft FinOps

Politiques :

Les politiques sont intégrées dans de nombreux aspects de D365 FinOps, mais celle sur laquelle il faut se concentrer ici est la politique de voyage et notes de frais. Ces politiques empêchent un employé de saisir des dépenses qui vont à l'encontre des politiques définies par l'entreprise.

Les politiques peuvent prendre de nombreuses formes, mais l'une des plus courantes est l'obligation de joindre les reçus à chaque ligne de dépenses. Un autre exemple est l'application de taux maximums pour les nuitées en fonction de lieux spécifiques :  jusqu'à 100€ par nuit à Paris, et maximum 80€ en dehors de Paris.

Cela oblige à respecter ses obligations d’impacter correctement la TVA ou de récupérer les coûts auprès de son client en adéquation avec ses propres politiques.

Microsoft Dynamics 365 Finance & Opérations

Comme pour le workflow d’approbation mentionné ci-dessus, l'interface de prescription des politiques peut être définie, gérée et contrôlée par l'entreprise plutôt que par l’IT en utilisant l'interface utilisateur intuitive.

Contrôle interne :

Un aspect très peu utilisé de D365 FinOps, mais l'un des plus importants du point de vue du contrôle financier est le contrôle interne.

Ce module est consacré à l'identification des transactions pour lesquelles le risque de violation de la politique ou d'erreur humaine est relativement élevé.

Voici quelques exemples d’utilisations concrets :

Mots clés dans les notes de frais : nous pouvons configurer le système pour identifier certains mots dans les notes de frais qui enfreignent nos politiques, tels que "Cadeaux" ou "Cigares".

Des doublons parmi les détails de la commande ou de la facture : les montants, dates et articles peuvent être identifiés et comparés aux transactions précédentes afin de déterminer si un éventuel doublon a pu être saisi par erreur.

Si un problème potentiel a été identifié, un ticket est créé et attribué à un utilisateur pour effectuer une recherche approfondie.

Séparation des Autorisations :

Il s’agit d’un outil fondamental pour permettre un meilleur contrôle financier et donc réduire les risques du point de vue de l'audit. Cette partie du système nous permet de différencier deux processus qui ne doivent pas être effectués par le même utilisateur.

Par exemple, il serait judicieux d'empêcher qu'un seul utilisateur puisse modifier les coordonnées bancaires d'un fournisseur et que ce même utilisateur puisse ensuite effectuer des paiements bancaires à ce fournisseur.

Il suffit d'entrer dans les deux processus et le système D365 identifiera alors tous les utilisateurs qui ont la capacité d'effectuer les deux tâches.

Ces informations peuvent ensuite nous amener à modifier les autorisations d'un utilisateur afin de supprimer ce risque potentiel.

Microsoft Dynamics Finance opérations 4.png

Doublons de numéros de facture :

Lors de la saisie d'une facture, D365 FinOps validera le numéro de la facture par rapport au fournisseur afin de s'assurer que chaque facture est unique. Le système D365 FinOps est capable soit de fournir un simple avertissement, soit d'empêcher l'affichage du document – le processus peut être décidé par l'entreprise.
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Validation du numéro d’enregistrement de TVA :

Lorsque l’administration fiscale délivre un numéro d'immatriculation de TVA à une entreprise, il utilise un algorithme complexe pour créer un numéro unique. D365 FinOps inclut également cet algorithme, qui est utilisé pour valider qu'un numéro de TVA fourni par un fournisseur est conforme.

En Conclusion :

D365 FinOps est un outil fantastique pour nous aider à gérer les risques dans une multitude de scénarios différents. Le premier avantage est que seules les transactions qui répondent aux politiques, au niveau de risque et de contrôle de chaque entreprise, peuvent être configurées dans le système D365 FinOps. En fin de compte les dirigeants ont la certitude que l'entreprise fonctionne comme prévu, avec les résultats escomptés, associée à une capacité d’adaptation aux besoins en constante évolution de l'entreprise.

Pour en savoir plus sur la façon dont Microsoft Dynamics 365 peut transformer votre entreprise, prenez contact avec nos experts.

 

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Maxime Drouin

Maxime Drouin est consultant FinOps D365 chez Hitachi Solutions.

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