La gestion du crédit clients grâce à Microsoft Dynamics 365

Suivre les en-cours client, les crédits et les limites applicables peut être chronophage et complexe à mettre en œuvre. D’autant plus lorsque les limites applicables sont issues de calculs tenant compte de l’historique client, des commandes, l’historique d’affaires ainsi que des centaines, voire des milliers de clients. Comment automatiser ces calculs ? Comment suivre leur application en masse de manière simplifiée ? Dans cet article, je vous présente un aperçu des différentes possibilités offertes par Microsoft Dynamics 365 en matière de gestion du crédit et de relances même s’il s’agit d’un module standard. 

 

L’ERP Microsoft Dynamics 365 intègre nativement la gestion des crédits et des relances, avec les limites de crédits, les cautions et garanties, le scoring client, la gestion du recouvrement, le calcul des intérêts et pénalités de retard… Pouvoir gérer ces sujets de bout en bout de la commande client jusqu’à la relance et le recouvrement est un réel atout qui simplifie et accélère le travail des équipes de comptabilité client et de recouvrement. 

 

En quoi Microsoft Dynamics 365 peut-il permettre d’améliorer le crédit client, fluidifier le recouvrement et en définitive sécuriser la trésorerie ? 

 

 

Partie 1 : Gérer des limites de crédit fixes dans Microsoft Dynamics 365 

Microsoft Dynamics 365 permet de gérer des limites de crédits manuelles directement depuis les fiches clients : 

 

Les limites sont fixes en ce qu’elles sont déterminées une fois pour un client. Elles peuvent être modifiées en masse pour plusieurs clients et peuvent se déclencher à la commande, à la préparation de la commande… 

De plus, dans l’activation de la limite, il est possible de tenir compte du solde actuel du client ou d’inclure également les commandes futures confirmées ou non, ou en cours. 

 

En l’espèce, une limite de crédit temporaire a été fixée en lieu et place de la limite permanente, afin de pouvoir gérer par exemple les aléas conjoncturels. 

Les commandes futures ou en cours peuvent être bloquées ou afficher un simple avertissement de limite de crédit atteinte pour ce client auprès de l’utilisateur. 

Un espace de gestion dédié aux crédits et aux relances clients permet de suivre l’ensemble des positions clients, la balance âgée, les motifs de blocage… et agir selon que l’utilisateur souhaite débloquer ou non le crédit en motivant la décision. 

 

Les règles de déclenchement de blocage peuvent être les suivantes :  

• Jours de retard (dans les paiements attendus) 

• Statut du compte (client bloqué par décision de l’utilisateur) 
• Limite de crédit expirée (limite temporaire non renouvelée) 
• Montant en retard (montant en valeur absolue en retard de paiement) 
• Commande client (montant de commande dépassant le maximum autorisé par exemple) 
• Limite de crédit utilisée (limite dépassée selon le maximum admissible) 

Ces règles peuvent être cumulatives. 

 

Enfin, les limites de crédit clients peuvent se définir par client, groupe de clients (ensemble de clients) ou par filiale (la limite est alors globale et partagée par l’ensemble des filiales d’un même groupe). 

 

Dynamics 365 permet d’accompagner facilement l’utilisateur dans la gestion des limites de crédit. Les positions des comptes clients sont accessibles en temps réel et les limites de crédit sont prises en compte par exemple, dès les commandes clients entrantes. Ceci évite d’avoir à les gérer en dehors du système, garantie un suivi natif et évite les erreurs utilisateurs. 

 

 

Partie 2 : Gérer des limites de crédit automatiques et flottantes dans Microsoft Dynamics 365

Aux limites de crédits fixes peuvent également être définies des limites de crédits automatiques, calculées en fonction de critères clients configurés par les utilisateurs. Par exemple :  

• Le nombre d’années d’existence du client 
• L’historique d’affaires du client avec la société 
• Le nombre de jours moyens de paiement et/ou de retard 
• L’importance du montant des commandes 
• Le pays 

• … 

 

Ces différents critères participent au calcul d’un scoring client (le scoring client consiste à attribuer à chacun des clients une note, en fonction de critères spécifiques à l’activité de la société). Les clients sont groupés par seuil de scoring qui permettent de déterminer un risque. Une limite de crédit acceptable est ensuite appliquée en fonction du risque client, selon des seuils à définir. 

 

De la même manière, les règles de blocage citées plus haut peuvent s’appliquer en fonction du scoring client et/ou du niveau de risque par groupe de clients, évitant ainsi d’attribuer manuellement des limites à des centaines de clients. Ce qui peut s’avérer fastidieux et effectivement consommateur en temps. 

 

L’autre avantage de l’automatisation du calcul des limites de crédit est que celles-ci ne sont plus fixes ou figées tant qu’elles ne sont pas actualisées : elles peuvent fluctuer dans le temps en fonction de l’activité avec ce client (limites flottantes), des délais de paiement effectifs, des montants de commandes, de l’historique d’activité avec ce client (devient-il fidèle, important ?…), … Bref, la gestion du crédit client prend en compte les données disponibles dans Microsoft Dynamics 365 instantanément. 

 

 

Parie 3 : Fluidifier et automatiser les recouvrements dans Microsoft Dynamics 365 

La gestion des crédits et des relances ne se limite pas qu’aux crédits, qui consiste à gérer en amont la position client. L’activité de recouvrement se situe elle plus en aval et peut aussi bénéficier d’une automatisation des différentes tâches. 

 

Il s’agit notamment : 

• De l’actualisation des balances âgées 

• Du calcul des intérêts et pénalités de retard et leur applicabilité 
• De la génération et de l’envoi des lettres de relance 
• Du suivi des actions de recouvrement (mails, téléphones, réunions, actions…) 
• Du suivi des dossiers en cours 

 

Dynamics 365 permet l’automatisation de la génération et de l’envoi (courrier ou mail) des lettres de relances en fonction de la situation de chacun des clients. De même, les intérêts et pénalités de retard peuvent se déclencher en fonction de seuils prédéfinis et être envoyés sous forme de notes d’intérêts automatiquement selon les conditions requises. Des jours de grâce peuvent être définis afin d’assouplir la politique applicable.  

 

Bien entendu, les écritures comptables sont générées automatiquement dans Dynamics 365 ainsi que la position de la trésorerie est également actualisée. 

 

Pour aller plus loin, Microsoft Dynamics 365 permet également d’automatiser le processus de recouvrement en créant des dossiers, ou mails et courriers de pré-relance. Il est possible d’affiner le processus d’automatisation en excluant certains clients clés ou encore selon le montant de la facture en retard… L’utilisateur n’est donc plus proactif dans le recouvrement et peut se concentrer sur les contrôles, voire les exceptions en fonction de la relation d’affaires avec le client. 

 

Pour conclure,  

L’utilisateur bénéficie pleinement de cette automatisation puisqu’il pilote les processus de crédits et de recouvrement à partir d’un espace de travail dédié (accessibles sous réserve de droits adéquats pour l’utilisateur) contenant les différents tableaux de bord utiles (notes d’intérêts générées, lettres de relance envoyées, balances âgées, montant de retard, soldes échus… Ces tableaux de bord sont disponibles en standard, peuvent être adaptés sans développement et ne nécessite que peu, voire aucun paramétrage. 

 

 

 

Pourquoi Hitachi Solutions ? 

Cet article présente un aperçu des possibilités offertes par Microsoft Dynamics 365 en matière de gestion du crédit et des relances. Il s’agit d’un module standard, cependant, n’hésitez pas à faire appel à notre expertise pour vous accompagner dans la mise en place de la gestion du crédit, des recouvrements, des calculs d’intérêts et des pénalités de retard ainsi que les séries de lettres de relance.