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L'importance de la conduite du changement pour la mise en œuvre de projet Dynamics 365

L'importance de la conduite du changement pour la mise en œuvre de projet Dynamics 365

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Hitachi Solutions > Blog > 2022 > 02 > L'importance de la conduite du changement pour la mise en œuvre de projet Dynamics 365

Avec des fonctionnalités et une complexité supplémentaire, le déploiement de Microsoft Dynamics peut entraîner des changements substantiels au niveau de l'organisation, des activités et des processus.  

L'élaboration de plans solides de la conduite du changement ainsi que d'une communication efficace, sont les principales raisons pour lesquelles les déploiements d'ERP n'apportent pas les bénéfices escomptés.  

L'absence de communication, d'engagements réguliers des parties prenantes et d’une formation inefficace des utilisateurs finaux, peuvent conduire à une faible adoption par les utilisateurs. 

Dans ce blog, sera abordé, l'importance d'investir dans la conduite du changement et dans la communication dès le début de tous les engagements de projets Dynamics, ainsi que certaines des techniques et des éléments essentiels à prendre en compte pour réussir sa mise en œuvre. 

 

Les avantages de la conduite du changement dans la mise en œuvre de Dynamics 365  

 

La prise de conscience à l'introduction de Dynamics dans votre entreprise n'est pas seulement un remplacement de système, mais un changement à l'échelle de l'entreprise qui nécessite une planification anticipée. Cela vous permettra de réaliser les avantages commerciaux et les bénéfices suivants au cours du projet : 

1 - Les principaux impacts commerciaux sont recueillis et gérés, 

2 - Prioriser et aligner les exigences du système sur les objectifs de l'entreprise, 

3 - Améliorer l'engagement et l'appropriation par les cadres supérieurs et la direction, 

4 - Augmenter l'adhésion des employés et minimiser la résistance, 

5 - Assurer l'engagement avec les principales parties prenantes de l'entreprise, 

6 - Faciliter l'adoption par les utilisateurs et la réussite de l'entreprise, 

7 - Accélérer le retour sur investissement et les bénéfices commerciaux.  

8 - Promouvoir une formation engageante pour les utilisateurs finaux, 

 

 

1 - Les principaux impacts commerciaux sont recueillis et gérés 

Réaliser une analyse des impacts et des principaux changements commerciaux permet d'évaluer le degré de perturbation que la transition pourrait entraîner. La cartographie des processus "à faire" est une technique précieuse pour comprendre les points de tensions organisationnelles et opérationnelles, afin de gérer et de minimiser les perturbations de l'activité.

L'identification, l'appropriation et la hiérarchisation des principaux changements sont la pierre angulaire d'un projet réussi. Une communication claire autour de ces changements est ensuite intégrée aux messages de communication et au matériel de formation pendant le programme. 

 

2 - Prioriser et aligner les exigences du système sur les objectifs de l'entreprise. 

Trop souvent, les projets de remplacement de systèmes sont lancés sans avoir compris la logique commerciale qui les motive.

L'articulation des besoins de l'entreprise, les défis potentiels et les opportunités garderont ces moteurs commerciaux au cœur du projet afin de garantir que l'objectif et la portée de la livraison reflètent avec précision les besoins de l'entreprise.

Il s'agit d'une approche inestimable pour maintenir les limites de la mise en œuvre, éviter les dérives de l’objectif et l'inclusion de fonctionnalités non-essentielles dans la solution. 

 

3 - Améliorer l'engagement et l'appropriation par les cadres supérieurs et la direction 

Un plan de conduite du changement bien exécuté est une étape nécessaire pour intégrer et former les équipes de direction de l'entreprise. Il aide à créer un sentiment d'importance et de finalité pour le programme ERP. De plus, ce plan fournit les informations nécessaires sur la responsabilité de chacun au cours du programme actuel. 

 

4 - Augmenter l'adhésion des employés et minimiser la résistance. 

Les projets dynamiques peuvent introduire des changements majeurs dans les tâches des employés, voire dans leur rôle professionnel. Dans certains cas, ces changements se heurtent à la résistance des employés.

Une approche de la conduite du changement établie une communication ouverte et fréquente qui favorise l'acceptation des changements par les employés en les tenant informés de la nécessité du changement, des objectifs de l'entreprise et de la façon dont leur travail quotidien peut évoluer.

Cette approche montre le soutien et l'engagement de la direction générale et permet un retour d'information rapide par le biais de la communication bilatérale, afin de comprendre le plus tôt possible les conséquences imprévues du changement. 

 

5 - Assurer l'engagement avec les principales parties prenantes de l'entreprise. 

De nombreuses personnes sont concernées par un projet et peuvent en retour l'influencer positivement. En identifiant et en regroupant les parties prenantes, nous pouvons mieux comprendre leurs attentes et leurs besoins, ce qui permet de minimiser les risques du projet et de maximiser les avantages. Grâce à cela, vous pourrez vous assurer que tous les métiers de l'entreprise concernés par le projet sont connus et que le groupe d'influence chargé de mettre en place les changements, ait conscience de ses responsabilités.

L’engagement des parties prenantes offrira à l'entreprise la possibilité d’identifier et d'engager les ressources pour la durée du projet et de garantir que les groupes externes tels que les clients et les fournisseurs ne sont pas négligés.  

Enfin, vous pourrez aligner les objectifs du projet sur l'activité globale et ainsi prendre en compte les défis "locaux". Il s'agit d'un élément essentiel à inclure dans la stratégie de communication et de formation et souvent, d'un facteur clé qui garantit la réussite du projet mais, qui hélas est souvent négligé. 

  

6 - Faciliter l'adoption par les utilisateurs et la réussite de l'entreprise  

La mise en œuvre d'une stratégie efficace de la conduite du changement permet de réduire la courbe d'apprentissage et les dysfonctionnements de l’entreprise grâce à des initiatives de communication et de formation riches et pertinentes qui aident les employés à adopter les nouvelles méthodes de travail le plus rapidement possible.

Il est essentiel que l'entreprise établisse des indicateurs clés de performance dès le début du programme pour toutes les unités opérationnelles dont les Seniors Leaders sont responsables. Il s'agit d'une excellente approche pour aligner l'entreprise sur des paramètres de réussite et de disposer de résultats commerciaux concrets pour surveiller le processus d'adoption. 

 

7 - Accélérer le retour sur investissement et les bénéfices commerciaux 

Le déploiement réussi de la conduite du changement implique les employés plus rapidement, articulent les priorités et les changements clé de l'entreprise. Il garantit que les utilisateurs tirent pleinement parti des fonctionnalités de l'ERP, les aidant ainsi à devenir plus productifs et à améliorer leurs performances. Lorsque la productivité des employés s'améliore, les performances globales de l'organisation s'améliorent également, ce qui accélère les avantages commerciaux. 

 

8 - Promouvoir une formation engageante pour l'es utilisateurs finaux 

Une adoption réussie dépend de la formation des employés. Une approche efficace de la conduite du changement permet de s'assurer que la formation des utilisateurs finaux couvre à la fois les changements d'activités et de processus et ainsi que les tâches du système. La formation peut donc être personnalisée pour chaque utilisateur comprenne leur pertinence et leur rôle. 

 

Conclusion  

 

La conduite du changement est souvent négligée, mais les entreprises doivent comprendre qu'elle est essentielle à la réussite des projets. Investissez des ressources et du temps pour mettre en place un plan de la conduite du changement avant de vous lancer dans la mise en œuvre d'un ERP. Il permettra de contrôler l'ampleur de la mise en œuvre du projet et d'éviter des dépassements coûteux. Ne faites pas preuve de sagesse après coup et n'attendez pas de tirer les leçons de l'après-projet pour comprendre comment éviter la gravité des perturbations post-mise en œuvre dans vos opérations commerciales. Vous voulez en savoir plus sur la façon de mettre en œuvre un programme de conduite du changement solide pour éviter les échecs coûteux ? 

 

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Laura Kauffmann

Laura Kauffmann est chargée de marketing chez Hitachi Solutions.

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